1. NAVN – HJEMSTED
1.1 Foreningens navn er Danmarks DPO-Forening (”Foreningen”).
1.2 Foreningens hjemsted er Københavns Kommune.
2. FORMÅL
2.1 Foreningen er en nonprofitorganisation.
2.2 Foreningens formål er:
2.2.1 at fremme en fælles forståelse for efterlevelse af databeskyttelsesforordningen (GDPR) og databeskyttelsesloven.
2.3 Foreningen vil fremme sit formål ved:
2.3.1 at søge dialog med Datatilsynet i spørgsmål om fortolkning af reglerne og være fortaler på vegne af Foreningens medlemmer.
2.3.2 at yde indflydelse på og deltage aktive i den offentlige debat
2.3.3 at deltage i udvalg, nævn, komiteer og lignende
2.3.4 at fremme god rådgivningsskik og dataetik samt informationssikkerhed blandt medlemmerne
2.3.5 at danne og drive netværk, hvor ideer og erfaringer om GDPR-rådgivning kan udveksles mellem medlemmerne
2.3.6 at planlægge og evt. afholde arrangementer der understøtter Foreningens formål
2.4 Foreningen forbliver uafhængig af private og offentlige interesser.
3. MEDLEMMER
3.1 Som personligt og stemmeberettigede medlemmer kan optages enhver fysisk person, der gennem aktiv deltagelse i Foreningen, arbejder for Foreningens formål, og som beskæftiger sig med GDPR-rådgivning som en af sine primære arbejdsopgaver.
En organisation kan optages som medlem af Foreningen og derved opnå samme adgang til foreningsmøderne for tre medarbejdere i virksomheden som ved personligt medlemskab, forudsat at medarbejderne arbejder for Foreningens formål, og som beskæftiger sig med GDPR-rådgivning som en af sine primære arbejdsopgaver.
3.2 Nye stemmeberettigede medlemmer optages ved ansøgning med ansøgningsblanket til Foreningens bestyrelse, som løbende behandler indkomne ansøgninger om medlemskab af Foreningen.
3.3 Bestyrelsen afgør endeligt, om et nyt medlem kan optages, og skal hvis den meddeler afslag på ansøgningen om optagelse, give en begrundelse for afslaget.
3.4 Bestyrelsen er berettiget til at delegere optagelseskompetencen.
3.5 Såfremt et medlem handler illoyalt mod Foreningen, andre medlemmer eller rettighedshavere, indleder konkursbehandling eller oparbejder et efter bestyrelsens vurdering for stort mellemværende med Foreningen, kan medlemmet ekskluderes, medmindre med-lemmet efter at være gjort behørigt opmærksom på misligholdelsen, berigtiger forholdet inden for fjorten (14) dage.
3.6 Såfremt man skifter stilling eller virksomhed/organisation, så skal dette meddeles til bestyrelsen
3.7 Ved optagelse som stemmeberettiget medlem kan Foreningen opkræve et på generalforsamlingen fastsat indmeldelsesgebyr. Generalforsamlingen kan ligeledes træffe beslutning om et årligt medlemsgebyr.
3.8 Såfremt der er restance med kontingent, skal ekskludering af medlemmet ske.
3.9 Da Foreningen ofte behandler fortrolige oplysninger, binder medlemskabet til tavshedspligt. Medlemmer må ikke videregive oplysninger fra foreningens møder og andre fortrolige oplysninger uden foreningens samtykke. Brud på tavshedspligten betragtes som illoyal opførsel og medfører øjeblikkelig eksklusion af Foreningen. Beslutning herom foretages af bestyrelsen.
4. GENERALFORSAMLING
4.1 Foreningens højeste myndighed er generalforsamlingen.
4.2 Ethvert medlem har en (1) stemme. Hvis der er flere medlemmer fra samme organisation, har medlemmerne tilsammen kun en (1) stemme.
4.3 Retten til at stemme bortfalder, hvis medlemmet er i kontingentrestance og kan resultere i eksklusion af medlemmet.
4.4 Stemmeret kan ikke udøves i henhold til fuldmagt.
4.5 Ordinær generalforsamling afholdes i Københavns Kommune og skal finde sted inden udgangen af maj måned.
4.6 Generalforsamlingen ledes af en af generalforsamlingen valgt dirigent.
Ordinær generalforsamling indkaldes med mindst enogtyve (21) dages varsel ved skriftlig henvendelse til hvert enkelt medlem. Indkaldelsen skal indeholde tid, sted samt dagsorden i henhold til vedtægterne. Generalforsamlingen indkaldes elektronisk ved fremsendelse af e-mail til den e-mailadresse, medlemmet har oplyst til Foreningen.
Det skal være muligt, for Foreningens medlemmer, at deltage i generalforsamlingen via digitale systemer, som fx videodeltagelse.
4.7 Forslag fra medlemmerne skal, for at komme til behandling på den ordinære generalforsamling, være indgivet senest fjorten (14) dage før afholdelse af generalforsamlingen.
4.8 Senest syv (7) dage forud for enhver generalforsamling tilsendes hvert medlem de fuldstændige forslag, der agtes fremsat på generalforsamlingen, og for den ordinære generalforsamlings vedkommende tillige årsregnskabet, forsynet med revisionspåtegning og underskrevet af formand og kasserer samt forslag til budget for kommende regnskabsår.
4.9 Ekstraordinær generalforsamling kan indkaldes af bestyrelsen, eller såfremt mindst 2/3 af medlemmerne fremsætter begæring herom til bestyrelsen, med angivelse af den dagsorden, der ønskes behandlet.
4.10 Den ekstraordinære generalforsamling skal afholdes senest en (1) måned efter, at bestyrelsen har modtaget behørig skriftlig henvendelse herom.
4.11 Ekstraordinær generalforsamling indkaldes med mindst enogtyve (21) dages varsel ved skriftlig henvendelse til hvert enkelt medlem. Indkaldelsen skal indeholde tid, sted samt dagsorden i henhold til vedtægterne.
Det skal være muligt, for Foreningens medlemmer, at deltage i den ekstraordinære generalforsamling via digitale systemer, som fx videodeltagelse.
4.12 Forslag fra medlemmerne skal, for at komme til behandling på den ekstraordinære generalforsamling, være indgivet senest fjorten (14) dage før afholdelse af den ekstraordinære generalforsamling.
5. DAGSORDEN FOR ORDINÆR GENERALFORSAMLING
5.1 Dagsorden:
a) Valg af dirigent.
b) Bestyrelsens beretning om Foreningens aktiviteter i det forløbne år.
c) Fremlæggelse af det reviderede regnskab.
d) Fremlæggelse af bestyrelsens budgetforslag med fastsættelse af medlemskontingent.
e) Indkomne forslag.
f) Valg af formand for en 5-årig periode.
g) Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter for en 5-årig periode. Genvalg kan finde sted.
h) Valg af revisor og revisorsuppleant.
i) Eventuelt.
6. GENERALFORSAMLINGENS BESLUTNINGSDYGTIGHED
6.1 De på generalforsamlingen behandlede anliggender afgøres ved simpelt stemmeflertal. Afstemning afgøres ved håndsoprækning med mindre dirigenten bestemmer andet.
6.2 Til beslutning om vedtægtsændringer kræves, at beslutningen vedtages med mindst 2/3 af de afgivne stemmer. Vedtægtsændringer træder i kraft med virkning fra den generalforsamling, de er vedtaget på.
7. BESTYRELSEN OG FORENINGENS LEDELSE
7.1 Bestyrelsen forestår ledelsen af Foreningens anliggender.
7.2 Bestyrelsen har ansvaret for den overordnede og strategiske ledelse af Foreningen og sikrer en forsvarlig organisation af Foreningens virksomhed. Bestyrelsen påser i øvrigt, at bogføring og formueforvaltning sker på en for Foreningen tilfredsstillende måde.
7.3 Foreningens bestyrelse består af 5-7 medlemmer, samt 2-4 suppleanter. Det tilstræbes, at bestyrelsen sammensættes således at der opnås en diversitet, der modsvarer Foreningens udvikling og behov.
7.4 Formanden for bestyrelsen vælges ved direkte valg på generalforsamlingen for fem år ad gangen.
7.5 Bestyrelsesmedlemmer vælges af generalforsamlingen for en 5-årig periode ad gangen. På den stiftende generalforsamling vælges halvdelen af bestyrelsen og halvdelen af sup-pleanterne kun for en 2-årig periode.
7.6 Valgbar til bestyrelsen er de af Foreningens stemmeberettigede medlemmer.
7.7 Bestyrelsen konstituerer sig selv med næstformand, kasserer, kommunikationsansvarlig, arkivar og sekretær, og kan nedsætte/deltage i arbejdsudvalg.
7.8 Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden, og der føres referat over de afholdte møder.
7.9 Bestyrelsen er alene beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af bestyrelsesmedlemmerne inklusive formanden er til stede.
7.10 Der påhviler ikke bestyrelsen nogen personlig hæftelse for Foreningens forpligtelser.
7.11 Såfremt et af generalforsamlingen valgt bestyrelsesmedlem afgår før udløbet af valgperioden, indtræder den suppleant, der modtog flest stemmer på generalforsamlingen i dennes sted.
7.12 Bestyrelsen er berettiget til at foretage ethvert retsligt skridt til varetagelse af Foreningens formål. Forinden retsligt skridt indledes, er bestyrelsen forpligtet til at søge eventuelle tvister bilagt udenretsligt. Kompetencen i henhold til nærværende punkt kan delegeres helt eller delvis.
7.13 Bestyrelsen har pligt til at påse, at de aktiviteter der er pålagt et eventuelt sekretariatet, varetages på en behørig og tilfredsstillede måde.
8. ØKONOMI
8.1 Eventuel støtte til Foreningen kan alene betragtes som støtte til Foreningens formål, og får ingen indflydelse på Foreningens virke eller holdninger.
8.2 Foreningens formue tilvejebringes dels gennem offentlige og private tilskud, fonde og afholdelse af arrangementer.
8.3 Eventuelt kontingentet og indmeldelsesgebyr fastsættes på den ordinære generalforsamling.
8.4 Regnskabsåret er 1. januar til 31. december.
8.5 Første regnskabsår er fra stiftelse til 31. december 2019.
8.6 Regnskaber revideres af en af generalforsamlingen valgt revisor. Revisorer fungerer indtil generalforsamlingen vælger eventuelle ny revisor.
8.7 Foreningen hæfter med hele sin formue.
8.8 Intet medlem hæfter for Foreningens forpligtelser eller for tilvejebringelse af Foreningens formue udover eventuelt betaling af medlemskontingent.
9. TEGNINGSREGEL
9.1 Foreningen tegnes af bestyrelsens formand, eller i forening med to bestyrelsesmedlemmer, eller af hele bestyrelsen.
9.2 Alle udbetalinger attesteres af kassereren.
9.3 Bestyrelsen kan ikke uden en forud indhentet bemyndigelse fra generalforsamlingen, ordinær eller ekstraordinær, påtage sig gældsforpligtelser, erhverve fast ejendom eller indgå løbende gensidigt bebyrdende kontrakter, der har en varighed over ét år.
10. UDMELDELSE
10.1 Udmeldelse af Foreningen skal ske skriftligt til bestyrelsen med en (1) måneds varsel.
10.2 Allerede indbetalt kontingent refunderes ikke ved udmeldelse.
11. UDDELING OG OVERSKUDSANVENDELSE
11.1 I overensstemmelse med Foreningens formål træffer bestyrelsen beslutning om anvendelse af Foreningens midler. Bestyrelsen er berettiget til at foretage henlæggelser til konsolidering af Foreningen og til varetagelse af punkt 11.3.
11.2 Bestyrelsen må ikke honorere bestyrelsesmedlemmer eller andre til Foreningen tilknyttede personer, der indtager en aktiv rolle i Foreningens virke, med vederlag, der overstiger, hvad der anses for sædvanligt efter hvervets art og arbejdet omfang. Tilsvarende gælder nærtstående til de nævnte personer.
11.3 Foreningen skal så vidt muligt henlægge overskud til den generelle drift for de kommende år.
12. OPLØSNING AF FORENINGEN
12.1 Til Foreningens opløsning kræves 2/3 majoritet af samtlige Foreningens medlemmer ved en afstemning på generalforsamling. Er 2/3 af medlemmerne ikke tilstede, skal bestyrelsen senest 30 dage efter indkalde til en ny generalforsamling, hvor opløsningen kan vedtages med 2/3 af de tilstedeværende medlemmers stemmer. Den ene eller begge generalforsamlinger kan være ekstraordinære.
12.2 I tilfælde af Foreningens opløsning, skal den eventuelle beholdning af kontante midler og øvrige aktiver udloddes i overensstemmelse med Foreningens formål efter godkendelse af generalforsamlingen.
13. VEDTÆGTERNE ER GÆLDENDE FRA
13.1 Således vedtaget på foreningens stiftende generalforsamling den 27-05-2019 og senest ændret på den ordinære/ekstraordinære generalforsamling den 25-05-2020, den 31-05-2021, den 30-05-2022 samt den 22-05-2023.
