1. GENEREL INFORMATION
1.1 Dette dokument vedrører Danmarks DPO-Forening, CVR-nr. 40775196 med registreret adresse Skansevej 15A, 2791 Dragør og indeholder Danmarks DPO-Forenings persondatapolitik vedrørende indsamling og behandling af personoplysninger.
2. DEFINITIONER
2.1 “Gældende persondatalovgivning” henviser til den generelle forordning om databeskyttelse (forordning nr. 2016/679), som suppleres ved lov nr. 502 af 23. maj 2018 (Databeskyttelsesloven) og relateret national lovgivning, samt Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2002/58/EF af 12.juli 2002 om behandling af personoplysninger og beskyttelse af privatlivets fred i den elektroniske kommunikationssektor (E-Privacy direktivet) samt nationale implementeringer heraf.
2.2 “Personoplysninger” betyder enhver form for information om en fysisk person, der direkte eller indirekte kan identificeres ved en identifikator som eksempelvis navn, adresse, lokaliseringsdata eller IP-adresser.
2.3 “Behandling” betyder enhver aktivitet, som personoplysninger gøres til genstand for som eksempelvis indsamling, organisering, opbevaring, sletning eller videregivelse.
2.4 “Dataansvarlig” henviser til os i dette tilfælde, idet vi afgør, til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages behandling af personoplysninger.
3. BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER, BEHANDLINGSGRUNDLAG OG FORMÅL
3.1 Medlemmer:
Når du melder dig ind i foreningen indsamler vi oplysninger om: navn, efternavn, titel, firma/organisation, e-mail, tlf. nr., adresse, postnummer og by, samt betalingsoplysninger. Du har også mulighed for at angive et link til din Linkedin profil.
Kontaktoplysninger bruges til at udsende invitationer til generalforsamlinger eller anden møder i foreningen.
Betalingsoplysningerne benyttes til at afregne kontingent med dig.
Behandlingshjemlen findes i Databeskyttelsesforordningen art 6, stk. 1 litra b.
Vi anvender oplysninger om dit firma, titel og Linkedin profil til at godkende dig som medlem jf. foreningens vedtægter. Behandlingshjemlen findes i Databeskyttelsesforordningen art 6, stk. 1 litra b.
Ovenstående behandling af personoplysninger er nødvendig for at vi kan administrere dit medlemskab.
Bestyrelsesmedlem:
Er du en del af bestyrelsen indsamler vi foruden ovenstående ligeledes et foto af dig, til foreningens hjemmeside. Vi anvender hjemlen interesseafvejning og følger en legitime interesse om at øge relationen mellem bestyrelsen og medlemmer.
Behandlingshjemlen findes i Databeskyttelsesforordningen art 6, stk. 1 litra f.
Bestyrelsesmedlemmer kan til en hver tid gøre indsigelse mod at deres billeder offentliggøres på hjemmesiden.
Besøgende på hjemmesiden:
Når du besøger vores hjemmeside og tilgår almindeligt indhold, indsamler vores hostingleverandør via logs følgende oplysninger om dig:
(a) IP adresse
Behandlingshjemlen findes i Databeskyttelsesforordningen art 6, stk. 1 litra f. IP adressen indsamles med det formål at kunne understøtte efterforskning af eventulle kriminalsager.
Samarbejdspartner/leverandør:
Når du er samarbejdspartner eller leverandør hos os indsamler vi kontakt- og betalingsoplysninger, med det formål at kunne afregne og kommunikere med dig.
Behandlingshjemlen findes i Databeskyttelsesforordningen art 6, stk. 1 litra b.
Ovenstående behandling af personoplysninger er nødvendig for af vi kan imødekomme indgåede aftaler.
Modtagere af nyhedsbreve:
Hvis du tilmelder dig vores nyhedsbrev, indsamler vi navn og e-mail, med det formål at sende dig nyhedsbreve på e-mail. Behandlingshjemlen findes i Databeskyttelsesforordningen art 6, stk. 1 litra a. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage.
4. AUTOMATISKE INDIVIDUELLE AFGØRELSER, HERUNDER PROFILERING
4.1 Dine personoplysninger er ikke genstand for en automatisk behandling.
5. MODTAGERE AF PERSONOPLYSNINGER
5.1 Vi kan dele og videregive dine Personoplysninger til relevante modtagere såsom:
(a) IT underleverandører af e-mail, fileshare og hjemmeside.
(b) Banker, inkasso, revisor
6. OPBEVARING AF PERSONOPLYSNINGER
Medlemmer:
Oplysninger på medlemmer opbevares indtil 5 år efter at du har meldt dig ud af foreningen.
Bestyrelsesmedlemmer:
Billeder af bestyrelsesmedlemmer fjernes fra hjemmesiden og slettes så snart de udtræder af bestyrelsen.
Besøgende på hjemmesiden:
Logdata opbevares i 6 måneder.
Samarbejdspartnere og leverandører:
Vi gemmer alt materiale, der er relevant for bogføringen i 5 år. Derudover gemmer vi kontaktoplysninger på samarbejdspartnere og leverandører så længe vi stadig ønsker at have et samarbejde.
7. SIKKERHED
Vi har implementeret de passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre behandlingen af dine oplysninger. Vurderingen af hvad der er passende, beror i en risikovurdering.
8. DINE RETTIGHEDER
Du er berettiget til at anmode om indsigt i og yderligere information om behandlingen af dine personoplysninger, eller anmode om at vi retter, berigtiger, fuldender, sletter eller begrænser Behandlingen af dine Personoplysninger. Du er berettiget til to (2) gange om året at bede om en gratis kopi af dine Personoplysninger, som vi behandler. Vi er berettiget til at kræve et rimeligt gebyr baseret på vores administrative omkostninger, såfremt du ønsker yderligere kopier.
Du er berettiget til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger, hvis;
i. du har anfægtet nøjagtigheden af Personoplysningerne,
ii. behandlingen er ulovlig, og du har anmodet om en begrænsning heraf,
iii. vi ikke længere har brug for dine Personoplysninger til det oprindelige formål, men vi kræver det for at etablere, udøve eller forsvare rettigheder, eller
iv. en vurdering af hvilket hensyn der vejer tungest i forbindelse med en anmodning om sletning er i gang.
Du har ret til dataportabilitet. Dataportabilitet betyder, at du kan modtage personoplysningerne, som du har givet os adgang til, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, og at du har ret til at overføre personoplysningerne til en anden dataansvarlig.
9. KONTAKTINFORMATION
Ønsker du at udøve dine rettigheder, eller har du spørgsmål angående vores behandling af dine personoplysninger, bedes du kontakte os på bestyrelsen@danmarksdpoforening.dk.
Hvis du ønsker at klage over vores behandling af dine personoplysninger, har du mulighed for at indsende din klage til Datatilsynet. læs mere på www.datatilsynet.dk.
Du har til enhver tid ret til at trække et afgivet samtykke tilbage, ved at kontakte Danmarks DPO-Forening på bestyrelsen@dpo.dk.
